(Foto: Ilustrasi Mahasiswa UBK Sedang Berbincang tentang UTS/Lisa)

Marhaen, Jakarta - Kurangnya sosialisasi yang merata terkait persyaratan Ujian Tengah Semester (UTS) di Universitas Bung Karno (UBK) pada November 2025 menyebabkan sejumlah mahasiswa tidak mengetahui membawa Almameter dan Kartu Peserta Ujian (KPU) saat mengikuti ujian offline.

Persoalan ini tidak hanya dialami oleh mahasiswa baru tetapi juga mahasiswa tingkat akhir yang baru pertama kali mengikuti kuliah offline. Keterlambatan penyampaian informasi dan saluran komunikasi yang tidak efektif menjadi permasalahan utama dalam pelaksanaan UTS.

Menurut Adinda, Mahasiswa prodi Manajemen semester 1, baru mengetahui informasi kelengkapan ujian dari kakak tingkatnya menjelang waktu pelaksanaan. Kebetulan ia juga merupakan ketua kelas yang harus memberikan informasi lebih lanjut kepada teman-temannya. Selama ini mahasiswa tersebut baru tahu bahwa pertanyaan seputar akademik bisa ditanyakan ke Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) melalui layanan chat mereka.

“Mungkin pihak kampus atau BEM (Badan Eksekutif Mahasiswa) nya bisa memberitahukan info-info penting di sosial media terutama untuk maba-maba nya. Aku juga baru dikasih tau ada BAAK dari kakak tingkat, kayak bisa buat nanya-nanya tentang perkuliahan, kiranya akan diinformasikan langsung oleh kaprodi atau dosen aku, ternyata ngga,” ucap Adinda. Rabu, (12/11/2025).

Hal serupa juga dialami oleh mahasiswa prodi Arsitektur semester 1. Mengenai informasi kelengkapan yang diwajibkan pada saat mengikuti ujian, di kelasnya serentak tidak memakai atau membawa almamater pada hari pertama ujian bukan karena tidak mengikuti aturan, melainkan lebih tidak tahu akan aturan tersebut. Alhasil, dosen pengawas pun memperbolehkan mengikuti ujian pada saat itu.

“Saat ujian hari pertama kami sekelas tidak pakai almamater karena tidak tahu informasinya seperti apa. Baru hari ini kami pakai almamater. Dan menurut saya, informasi seperti itu harus disampaikan minimal h-4 sebelum pelaksanaan agar mahasiswa juga menyiapkan persiapan yang cukup terutama karena teman saya juga tidak semuanya memiliki handphone. Ya, diperbaiki aja cara menyampaikan informasinya sih,” ucap Nabila. Rabu (12/11/2025).

Pengalaman pertama ujian offline juga turut dirasakan oleh mahasiswa Fakultas Hukum semester 7. Ia diberitahu langsung oleh dosen terkait kelengkapan untuk ujian melalui chat dosen di grup kelas sekitar h-2 sebelum pelaksanaan.

“Penyampaian informasi dengan cara seperti itu kurang efektif, harapannya distribusi informasi harus melalui akses komunikasi yang bisa diakses semua mahasiswa,” ucap mahasiswa fakultas Hukum. Rabu (12/11/2025).

Menanggapi keluhan mahasiswa, Kepala BAAK UBK Syamsu Marlin mengakui bahwa keputusan untuk mengadakan ujian offline memang mendadak. Namun ia menjelaskan bahwa sebelum rapat digelar UTS seharusnya dilaksanakan secara online. setelah keputusan hasil rapat format ujian diubah menjadi offline dalam waktu singkat. Ia menegaskan bahwa pihaknya telah mengirimkan Surat Keputusan (SK) dan tata tertib ujian dari Rektorat kepada masing-masing prodi. Namun, terkait keterlambatan distribusi di tingkat fakultas, ia mengaku kurang mengetahui karena hal tersebut sudah menjadi ranah fakultas masing-masing. 

"Sebelum rapat diadakan itu ujian tengah semester akan diadakan online, untuk ujian offline ini cenderung mendadak dan seharusnya tidak menjadi sebuah kendala. Kalau dari kapasitas BAAK terkait SK bukan kami yang membuat, tapi tentu saja Rektorat,” tuturnya. Kamis (13/11/2025).

Awalnya BAAK juga berencana menyampaikan informasi di Sistem Informasi Akademik (Siakad) agar distribusi informasi lebih cepat dan merata namun rencana tersebut belum terealisasi, harus menerima keputusan tersebut karena merupakan keputusan dari Rektorat. Persiapan yang dilakukan mencakup distribusi soal dari dosen, koordinasi dengan fakultas untuk menyiapkan soal ujian sesuai jumlah mahasiswa di setiap kelas, serta pengecekan kondisi ruang kelas yang akan digunakan.

Terkait masukan dari mahasiswa untuk memanfaatkan akun Instagram resmi UBK sebagai saluran informasi, Kepala BAAK mengaku belum mengetahui perkembangannya secara detail. Ia menjelaskan bahwa pengelolaan media sosial memiliki bidang tersendiri yang terpisah dari urusan akademik.

"Sosmed itu kan ada bidangnya sendiri yang terpisah dari akademik lah. Kalau kami akademik ya pegangannya Sistem Informasi Akademik (Siakad) yang saat ini siap yaitu yang dipakai. Semoga saja ke depannya lebih baik," lanjutnya.

Dengan berbagai keluhan yang muncul mahasiswa UBK berharap distribusi informasi akademik ke depannya bisa lebih terstruktur, merata, dan tepat waktu. 




Penulis: Lisa Agustina

Editor: Reysa Aura P.