Marhaen, Jakarta - Dalam kehidupan sehari-hari, setiap manusia mempunyai tugas dan aktivitas yang harus dikerjakan bersamaan. Namun, dalam praktiknya terkadang sulit menentukan prioritas mana yang harus diutamakan. Untuk mengatasi hal tersebut, metode Time Management Matrix bisa dijadikan salah satu solusi.
Time Management Matrix merupakan metode pengambilan keputusan dalam bentuk diagram yang memiliki empat kuadran sebagai strategi untuk mengontrol hak istimewa. Dalam penyempurnaan proses mengenai tugas penting dan mendesak ditentukan sesuai tujuan jangka panjang. Sementara itu, mendesak belum tentu berperan dalam tujuan jangka panjang, tapi akan berdampak buruk jika tidak dikerjakan.
Belajar manajemen waktu memang tidak mudah dan terkesan sulit. Tapi, dengan mengatur waktu dengan baik, kamu akan lebih produktif dalam membuat karya atau menyelesaikan pekerjaan lainnya dengan tepat waktu. Menurut Eisenhower Matrix, semua yang kita lakukan dalam hidup dapat diurutkan berdasarkan urgensi dan kepentingannya. Hal ini menciptakan empat kuadran, yaitu:
1. Penting dan Mendesak
Dalam menentukan skala prioritas, coba belajar untuk fokus pada pekerjaan yang paling mendesak dan paling penting. Biasakan untuk meninjau kembali list yang sudah kamu buat dan mempertimbangkan ulang mana saja pekerjaan yang paling mendesak di antara pekerjaan mendesak lainnya. Dengan menyelesaikan hal yang paling benar-benar harus diselesaikan terlebih dahulu, pekerjaan mendesak lainnya akan lebih ringan untuk diselesaikan.
2. Penting Namun Tidak Mendesak
Kuadran kedua yaitu penting tetapi tidak mendesak, dengan hal ini menjadi layak penting dikarenakan terkait langsung dengan tujuan dan peran, tetapi tidak ada urgensi terkait hal itu dalam perencanaan jangka panjang. Hal-hal yang terdapat di kuadran ini sering terabaikan. Aktivitas pada kuadran ini misalnya, membuat laporan mingguan, menyelesaikan laporan bulanan, menyiapkan presentasi dan melalui semacam training kerja.
Meskipun tidak esensial, namun anda tetap harus menentukan target penyelesaian agar pekerjaan ini bisa berjalan sesuai rencana. Maka dari itu, patut diwaspadai dalam kebiasaan menunda waktu untuk mengerjakan atau mencicil tugas yang tidak mendesak namun penting agar tidak tergesa-gesa ketika menuju deadline.
3. Tidak Penting Tapi Mendesak
Kuadran ketiga, layaknya berisi hal-hal yang tidak bisa dihindari karena mendesak meskipun tidak penting namun tetap harus dikerjakan. Contohnya adalah follow up jadwal rapat lewat telepon atau email, kumpul dan diskusi dengan teman kuliah atau rekan kerja dan lain-lain. Berkacalah pada diri kamu melalui keputusan ini, apakah bisa didelegasikan dengan rekan-rekanmu. Perlunya selektif dalam mengatur aktivitas di kuadran ketiga, sebab dapat terjadi kekeliruan jika salah dalam mengelompokkannya, sehingga terkesan hidup penuh kesibukan tiada berarti. Roda keputusan ini harus disesuaikan dengan kapasitas waktu kamu.
4. Tidak Mendesak dan Tidak Penting
Yang terakhir yaitu kuadran empat, dimana berkumpulnya hal-hal tidak mendesak walaupun tidak penting namun celakanya bagi kebanyakan orang memikirkan dalam urusan mengasyikan Seperti, main media sosial di tengah waktu kuliah atau kerja, kumpul berlama-lama dengan teman hanya untuk bergosip, sibuk depan smartphone tanpa tujuan yang jelas. Kalau terjebak dalam kegiatan ini, segera hentikan dan buat skala prioritas kamu.
Manajemen waktu pada kuadran satu sampai empat dapat diartikan dalam menyusun skala prioritas dengan metode melalui cara untuk memanfaatkan dan mengatur setiap bagian waktu ketika mengerjakan aktivitas maupun pekerjaan yang sudah direncanakan serta harus diselesaikan dalam jangka timeline yang sudah ditetapkan.
Menerapkan time management merupakan bagian dari produktivitas sehingga bukan mencari kesibukan yang sifatnya tidak penting, tetapi menjadi pacuan layaknya kunci utama sukses bagi seseorang dalam hal apapun di kehidupan sehari-hari.
Mengimplementasikan metode tersebut menjadi keputusan sangat berarti dalam semua aspek kebutuhan. Melalui hal ini, sebagian orang melakukan bukan perkara mudah dalam memutuskan sesuatu. Jika kurang tepat dalam mengatur waktu sehari-hari berakibat terdapat kegiatan yang terbengkalai dan tak kunjung selesai. Maka dari itu, menggunakan metode time management matrix menjadi salah satu tips untuk mengatur skala prioritas yang harus dilakukan.
Mengatur waktu bukanlah sebuah hal yang mudah untuk dilakukan, terutama jika selama ini belum terbiasa untuk melakukannya. Namun, jika dilakukan secara perlahan dan konsisten, berbagai cara di atas akan sangat membantu untuk mengatur waktu dengan baik dan berkomitmenlah untuk menjalankannya.
Penulis : Suandira Azra Badrianan
Editor : Devi Oktaviana
0 Comments